Caixa de entrada – Onipresente no cotidiano corporativo, frequentemente associado a excesso de tarefas e desgaste, o email virou campo estratégico para testar o potencial da IA em elevar a produtividade. Nos últimos 12 meses, dezenas de soluções chegaram ao mercado com a promessa de simplificar a gestão da caixa de entrada.
Em janeiro, o Google liberou a IA Gemini para toda a base de usuários do Gmail, que soma bilhões de contas. A ferramenta resume longas conversas, melhora textos, redige mensagens e cria listas de tarefas a partir de conteúdos recebidos. Já a Microsoft incorporou o Copilot ao Outlook, oferecendo recursos como priorização automática de emails e agendamento de compromissos.
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Colette Stallbaumer, gerente-geral do Copilot, afirma que a IA pode livrar profissionais da “monotonia” das rotinas administrativas. Levantamento da Microsoft apontou que, em média, cada funcionário recebe 117 emails e 153 mensagens no Microsoft Teams por dia. Dados da União Europeia indicam que trabalhadores com ensino superior passam ao menos metade da jornada em comunicações digitais.
“O trabalho do conhecimento atingiu o pico de ineficiência”, diz Stallbaumer. Segundo ela, além de estender o expediente para uma “jornada de trabalho infinita”, o excesso de notificações fragmenta o dia. O intervalo médio entre interrupções – por reunião, email ou mensagem – é de apenas dois minutos. “O volume e a fragmentação da comunicação digital estão simplesmente deixando as pessoas sobrecarregadas… a oportunidade que temos é para a IA realmente ajudar com isso.”
Integrações e corrida por investimento
A OpenAI e a Anthropic anunciaram integrações com provedores de email que permitem aos chatbots responder perguntas como quando determinado contato enviou a última mensagem ou quais emails não lidos são mais urgentes.
Ao mesmo tempo, uma nova geração de startups investe em ferramentas especializadas. Segundo dados da Dealroom, ao menos 85 empresas focadas em produtividade por email – incluindo soluções como as da Superhuman e da Read AI, além de produtos voltados a áreas como vendas – já captaram US$ 581 milhões (R$ 3 bilhões).
Entre os destaques está a Fyxer, startup londrina que levantou cerca de US$ 40 milhões (R$ 207 milhões). O fundador, Richard Hollingsworth, afirma que a experiência prévia da empresa com assistentes humanos ajudou a compreender melhor as necessidades dos profissionais.
“Uma das razões pelas quais não vimos um produto realmente se consolidar… é porque as pessoas que estão desenvolvendo essas ferramentas estão construindo para outros amantes de tecnologia”, ele diz. A proposta, segundo ele, é atender setores tradicionais “realmente dominadas pelo email”.
Casos de uso e resistência
Katie Cameron, corretora em Chester, afirma que a Fyxer foi decisiva para organizar nove caixas de entrada ligadas às três imobiliárias que administra. A ferramenta classifica automaticamente mensagens em categorias como “Para sua informação” e “Aguardando resposta”, além de sugerir textos e gerar convites de calendário com base no histórico.
Na BIS Services, empresa que atende pessoas com lesões cerebrais ou distúrbios, a CEO Natalie Mackenzie incentivou a equipe a usar o Copilot para revisar gramática, ajustar tom e incluir automaticamente destinatários conforme palavras-chave.
Nem todos, porém, estão convencidos. Mark Tehrani, fundador de uma startup de cibersegurança, interrompeu o teste do “modo agente” do ChatGPT após a exclusão equivocada de uma mensagem relevante. A OpenAI reconheceu que o recurso está em fase inicial e “ainda pode cometer erros”.
Kim Arnold, especialista em redação de emails corporativos, alerta que mensagens excessivamente artificiais podem gerar incômodo. “Podemos ser capazes de enviar um email na metade do tempo, mas… isso pode estar criando problemas se não houver qualidade”, afirma.
Email como porta de entrada para assistentes pessoais
Para parte do setor de tecnologia, a gestão de emails é apenas o primeiro passo rumo a assistentes pessoais mais abrangentes. Will McKeon-White, analista da Forrester Research, defende que a IA precisa estar integrada a todo o sistema do usuário.
“Ela precisa da capacidade de realmente executar o que você está pedindo… seja criar um evento no calendário, um lembrete, uma nota, pesquisar algo na web, buscar uma música ou ajudar alguém a entender o que está em seu email”, afirma.
Ainda assim, a adesão não é garantida. Muitos hesitam em conceder acesso irrestrito a dados pessoais e profissionais. Até Stallbaumer reconhece que a tecnologia não deve assumir completamente o controle das mensagens. Mackenzie, embora estimule a equipe a usar IA, prefere manter sua própria caixa de entrada sob gestão humana. “Minha assistente pessoal é para isso. Ainda gosto do toque humano.”
(Com informações de Folha de S.Paulo)
(Foto: Reprodução/Freepik)
